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企业内部审核
发布时间:2016-1-21  文章来源:本站原创  网络编辑:admin(管理员)  浏览次数:904
内部审核概述
 
审核定义:                                                                             
 
    为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文
 
件的过程。
   
    内部审核是组织以组织的名义,依据管理体系标准和组织的体系文件,对组织的管理体系进行的审核。
 
它是管理体系持续改进的重要手段。
 
内审的组织实施                                                                        
 
企业内部审核的实施有多种形式,具体的内审方式主要有以下几种:                           
 
1)审核组成员由本企业的内审员组成;                                                    
 
2)审核组成员由本企业的内审员与企业聘请的外部审核员联合组成;                            
 
3)审核组成员由企业聘请的外部审核员组成;                                               
 
4)审核组成员由本企业的内审员组成,但审核活动在企业聘请的外部审核员或培训教师指导下进行。
 
企业内审无论采取哪种形式进行,其实质都应符合以下原则:                                  
 
-都是“以组织的名义”组织进行;                                                         
 
-都应由企业体系归口管理部门组织管理;                                                  
 
-都应按照企业既定的审核方案实施;                                                       
 
-审核计划及审核的目的、范围、准则,应按企业相关程序确定的责任人员审批确定。
    
    上述第3)种内审方式又称为符合性审核,往往委托专业咨询、审核机构具体实施。其主要特点是审核
 
组成员全部由企业聘请的外部审核员组成,目的是提高审核结果的客观性或者解决本企业内审员审核能力
 
不足的问题。
 
    上述第4)种内审方式,往往结合内审员审核能力培训课程同步进行。现场审核前,针对本企业内审实
 
际,进行系统的、针对性的课堂培训和相关技能训练;审核过程中,审核员的各项审核活动依照课堂教授
 

的基础知识开展,指导教师现场进行指导、讲评。


内部审核的流程
 
审核阶段及活动:
     1、审核策划和准备
          1)审核启动
 
主要活动:
 
       -指定审核组长;
 
       -确定审核的目的、范围和准则;
 
       -确定审核的可行性;
 
       -选择审核组;
 
       -与受审核方建立初步联系。
         2)文件评审(初审)
 
文审要点:
      
            -文件是否包括标准要求的内容;
 
      -文件是否完全覆盖并符合标准的要求;删减的合理性;
 
      -文件是否与组织的规模、性质及管理实际相适宜;
 
      -相关文件之间是否协调一致;
 
      -文件是否现行有效。
         3)初访(必要时)
         4)现场审核的准备
 
      -编制审核计划;
 
          -审核组工作分配;
 
          -准备工作文件。
 
    2、现场审核活动
 
    1)首/末次会议
 
    2)收集和验证信息
 
    3)提出审核发现
 
    4)形成审核结论
 
    5)审核沟通
 
  3、编制审核报告
 
      编制审核报告的基本内容:
 
    -审核项目编号;
 
    -受审核方基本情况;
 
    -审核的目的、范围、依据;
 
    -审核组成员;
 
    -审核过程综述;
 
    -不合格项统计分析;
 
    -质量体系评价;
 
    -审核结论;
 
    -纠正措施及验证要求;
 
    -审核报告分发对象。
 
  4、审核后续活动
 
         跟踪-确保纠正措施按计划要求实施;
 

         验证-确认纠正措施是否达到预期的效果。


内部审核实施的技巧:
 
◆ 检查表的编制:
 
a)何谓检查表:是审核员审核活动策划的结果,是审核提纲和备忘录;体现了审核思路,确定审核方法。
 
b)检查表的基本内容:
  • 审核的地点——去哪查
  • 审核的对象——找谁查
  • 审核的内容——查什么
  • 审核的方法——怎么查
c)检查表的基本编制原则:
 
遵循过程方法,体现PDCA循环,针对每一过程 要有(三问)
  •   过程是否确定
  •   过程是否实施
  •   过程是否有效
 覆盖标准要求;
 
针对企业特点及体系文件规定。
 
d)检查表的编制思路:
  • 确定受审核部门的主要条款(过程);
  • 确定相关条款的关联;
  • 确定审核顺序、地点;
  • 对每一条款(PDCA):
        -确定标准的要求;
       
        -搜集体系运行的依据;
       
        -体系实施及其结果的证据;
       
        -纠错、改进的证据。
 
e)检查表的抽样原则
  • 明确总体,合理抽样。
  • 恰当分层:根据审核目的分层;
  • 适度均衡;
  • 随机抽样;
  • 保证覆盖面;
  • 数量适中。
f)编制检查表的注意事项:
  • 不要遗漏审核计划确定的审核内容;
  • 注意同一过程在不同部门的系统性和不同过程的接口关系;
  • 识别主次过程、职责;
  • 紧扣标准要求,针对体系文件规定;
  • 注意抽样方法的可行性及样本的客观性、代表性;
  • 内容的繁简程度应与审核员的经验相适应。
 ◆ 收集证据的方式:
  
     现场调查获取证据的基本方式:
  • 面谈:与有责任人员的交谈;
  • 查阅:查阅文件和记录;
  • 查看:现场观察。
◆ 抽样的技巧:
   
    —样本要有代表性、要有效;
   
    —要随机抽取,不可随意“选”。
 
◆ 不合格报告的主要内容:
   
    a)编制不合格报告的原则:
  • 事实清楚,客观证据充分,理由确切,判断准确,文字简练。
  • 能正确引导受审方采取恰当的纠正措施。
    b)不合格报告的四项核心内容
     
      -不合格事实描述:
  • 事、人、时、地、细节 —可重查;
  • 责任人的话 —可作证据,但需旁证和验证;
  • 陪同人员、无关人员的话、传闻—不能作为证据;
  • 合格的事、废话、无关的细节 —不写;
  • 不写当事人的名字,但可写其岗位、职务;
  • 不要使用情绪语言。
      -判定不合格的理由;
  • 事实与规定不符;
  • 无证据证明;
  • 有效性未达到预期的程度
  • 引用标准或有关文件或要求的原话;
  • 不要误导
      -不符合的条款的判定;
  • 以确切的事实为基础,不猜测,不设想;
  • 条款与理由要对应;
  • 就近不就远,选最贴切的条款;
  • 由表及里,判原因不判现象; 
  • 合理不合法,应依法。
      -不符合性质。
  • 严重不符合-系统性、区域性的不符合,并造成严重后果。
  • 一般不符合-个别、偶然的不符合,所产生的影响轻微。
    ◆ 审核报告的主要内容:
  • 审核项目编号;
  • 受审核方基本情况;
  • 审核的目的、范围、依据;
  • 审核组成员;
  • 审核过程综述;
  • 不合格项统计分析;
  • 质量体系评价;
  • 审核结论;
  • 纠正措施及验证要求;
  • 审核报告分发对象。



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